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Articolo del Mese - Dicembre 2007

Documentazione: il dossier del crimine

Suzanne Robertson by Suzanne Robertson

Gli appassionati di libri gialli sanno che i membri di un gruppo investigativo sono obbligati a prendere nota di ogni particolare che ritengano significativo circa il caso loro affidato. L’insieme di questa documentazione viene conosciuto come il dossier del crimine. Infatti, si tratta di un raccoglitore che contiene documenti come fotografie della scena del crimine, note su interviste, dichiarazioni di testimoni, rapporti investigativi, eventuali referti delle autopsie, schizzi e diagrammi che forniscono informazioni aggiuntive sull’accaduto, evidenze documentarie tipo fatture o bollette telefoniche, copie di certificati di nascita o di morte… e ogni altra documentazione che, potenzialmente, possa fornire una visione, la più completa possibile, del caso. Lo scopo della raccolta è di fornire una traccia cronologica su carta dell’intero arco delle indagini, dal momento della prima notizia del crimine fino alla soluzione del caso.
 
Sempre aggiornato
 
Gli investigatori, a prescindere dalle tecniche utilizzate, sono obbligati a trovare il tempo per aggiungere con regolarità al relativo dossier ogni nuova informazione acquisita nel corso delle indagini. Immaginate la scena quando il detective, dopo aver passato la giornata interrogando sospetti o seguendo possibili tracce, torna alla sua scrivania per terminare il lavoro a tavolino. È stanco, non vede l’ora di andare a casa, togliersi le scarpe e prepararsi un Martini – prima, però, deve essere sicuro di aver registrato tutto quanto abbia appreso nella giornata, per non dimenticarlo. Senza eccezioni, il dossier del crimine deve essere mantenuto sempre aggiornato, in modo che in ogni momento chiunque possa avere accesso a una conoscenza comune e condivisa dei fatti. Gli stessi investigatori spesso tornano indietro a riconsiderare parti del dossier, per rinfrescarsi la memoria e verificare eventuali collegamenti con nuovi sviluppi apparsi in tempi successivi.
 
La storia dei sistemi
 
Anche le persone che lavorano nel mondo dei sistemi organizzativi e informatici, software e hardware, hanno bisogno di conoscere una traccia completa della storia dei sistemi fino al momento interessato. Durante il tempo di vita di qualsiasi sistema, spesso esiste la necessità di effettuare qualche tipo di cambiamento riferibile all’organizzazione, all’hardware, al software o qualsiasi altra cosa che appartenga al mondo che lo circonda. La modifica può essere la correzione di qualcosa che non funziona come dovrebbe, oppure l’aggiunta di una nuova funzionalità o la realizzazione di miglioramenti che comportino cambiamenti di tecnologie. Qualunque sia la ragione del cambiamento, prima di effettuarlo l’incaricato deve conoscere lo stato del sistema. Deve conoscere gli effetti potenziali delle modifiche, in modo da scegliere l’alternativa migliore. A questo punto, la persona trarrà beneficio da una documentazione accurata, ma spesso non ne troverà affatto, con l’aggravante che, molto probabilmente, chi ha realizzato il sistema all’origine non fa più parte dell’organizzazione.
Quando ponete la domanda: «Perché non esiste documentazione?», la risposta più comune è: «Non abbiamo avuto il tempo di produrla. Avevamo una scadenza molto stretta e quando il lavoro fu completato siamo stati assegnati immediatamente a un altro progetto». Ma allora, come è possibile che gli investigatori di un crimine, sempre sotto pressione, riescano a trovare il tempo per produrre una documentazione utile mentre questo è molto raro tra gli addetti al system engineering?
 
Step by step
 
La differenza sta in questo: gli investigatori producono il dossier documentale come parte del lavoro d’indagine sul crimine – per cui lo fanno progressivamente. Fin dal primo giorno iniziano a comporre il dossier relativo al caso in esame, scrivendo le note relative a quel giorno e aggiungendo immediatamente ogni documento pertinente. Man mano che procedono nell’indagine, ciascuno dei membri del team aggiunge al dossier le proprie note, con la relativa data e il nome di riferimento. Il dossier viene quindi costruito progressivamente dall’intero gruppo, come risultato del lavoro man mano effettuato. Ciascuno ne valuta il contenuto e lo utilizza come ausilio alle indagini da compiere.
Nei progetti di system engineering, la documentazione è considerata come qualcosa da produrre alla fine del lavoro – quando il nuovo sistema sia installato e operativo. In questo modo il discorso non funziona perché, anche se aveste il tempo necessario alla fine del progetto, non sareste mai in grado di ricordare tutti i dettagli (o almeno quelli più importanti o rilevanti). Perciò la documentazione prodotta a posteriori potrà sembrare completa, ma non rifletterà sicuramente lo stato reale del sistema.

Possiamo quindi adottare l’idea del dossier del caso investigativo e iniziare a produrre la documentazione fin dal momento della partenza di qualsiasi progetto. Ma, per agire in questo modo con successo, sono necessarie due cose. Prima di tutto, ogni membro del team del progetto deve accettare la responsabilità di aggiungere cronologicamente al dossier le proprie note e documenti. In secondo luogo, le aggiunte di documentazione, fornite in qualsiasi forma, debbono essere sempre datate e firmate, oltre che utili per una comprensione progressiva del sistema. I progetti che seguono questo approccio riescono a produrre senza difficoltà la documentazione come risultato del lavoro comune, traendone benefici sicuri nel lungo termine.

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