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Articolo del Mese - Luglio 2007

Un approccio alla BI incentrato sui processi

Colin White by Colin White

Nel progettare e attivare applicazioni It, gli sviluppatori definiscono le applicazioni in termini di singoli processi aziendali, mentre gli specialisti di BI le vedono nei termini dei dati che gestiscono e mantengono. Per comprendere questi due diversi punti di vista e come influenzano lo sviluppo della BI basata sui processi, è necessario analizzare quattro tipi di processi e applicazioni It che supportano le operazioni dell'impresa - transazioni operative, processi collaborativi, processi di BI e processi di pianificazione. La gestione dei dati master rappresenta un quinto tipo di processi applicativi ma, per semplicità, non ne terremo conto in questa sede.
 
Comprendere i processi delle transazioni operative
Obiettivo principale delle applicazioni relative alle transazioni è supportare le operazioni giornaliere di un'impresa. Per esempio, nel processo di acquisizione degli ordini per acquistare computer, queste applicazioni validano e inseriscono gli ordini, schedulano l'assemblaggio e il test operativo dei computer, gestiscono le spedizioni ed emettono le fatture per i clienti. A supporto di tale processo, altre applicazioni gestiscono i livelli di magazzino, gli ordini delle parti e così via. Le modalità con le quali questi processi e attività interagiscono tra loro possono essere descritte mediante diagrammi di flusso operativi, definiti workflow, documentati su carta, fogli elettronici o strumenti software specifici.
Nel continuo progredire dell?automazione dei processi dell'impresa, si è passati da applicazioni monolitiche che si scambiavano le informazioni mediante file batch ad applicazioni online che comunicano tra loro in ambienti di elaborazione distribuita. I primi approcci di questo tipo richiedevano l'uso di tecnologie proprietarie e tempi lunghi di implementazione, mentre oggi le organizzazioni stanno risolvendo questo problema spostandosi verso applicazioni collegate con le transazioni dell'impresa, con un'architettura orientata ai servizi (Soa). Per gestire l'ambiente Soa e per collegarvi le applicazioni proprietarie, talvolta viene utilizzato un bus dei servizi (Esb).
Le transazioni dell'impresa e i workflow associati comprendono comunicazioni tra applicazioni (così come tra servizi), oltre a eventuali interazioni con gli utenti. Esistono sul mercato molti strumenti di gestione dei processi per la definizione, automazione e integrazione dei processi di workflow. Una grande porzione di questo software proviene da venditori di infrastrutture come BEA, IBM, Oracle, Microsoft e SAP.
 
Il ruolo dei processi collaborativi
I processi collaborativi supportano quelli operativi manuali e semiautomatici esistenti. Per esempio, l' elaborazione degli ordini di acquisto può essere automatizzata completamente quando gli ordini vengono immessi via Internet, ma non quando un cliente invia un ordine per fax, e-mail o per posta. Questi ordini debbono essere acquisiti manualmente e deve essere prodotta l'appropriata documentazione elettronica e cartacea per ogni eventuale necessità futura. Altri esempi di processi semiautomatici o manuali comprendono la gestione dei reclami, l'erogazione di finanziamenti, le chiamate al servizio clienti e così via. 
Le attività collaborative e le interrelazioni che ne derivano possono essere definite e documentate in appositi workflow che, rispetto a quelli relativi alle transazioni, risultano orientati più verso attività correlate con le persone. Molti venditori offrono soluzioni software che aiutano nella documentazione di tali workflow, oltre che nell'automazione delle attività collaborative e nella gestione dei dati non strutturati. Tali strumenti sono forniti da venditori come Adobe, EMC, Filenet (acquistata da IBM) e OpenText, oltre che dagli altri su menzionati.
Nel passato, i workflow relativi alle transazioni e quelli collaborativi restavano separati, ma, con l' evoluzione verso workflow standard (come Bpel e Bpmn) e gli ambienti Soa, questi workflow sono stati messi insieme. È uno sforzo compiuto da diversi venditori, e società come Adobe, IBM e Microsoft stanno impiegando notevoli risorse in questa direzione.
 
Inserire la Business Intelligence
Dopo aver visto come le applicazioni collaborative e quelle relative alle transazioni operative lavorino insieme a supporto dell'operatività dell'intera organizzazione, consideriamo adesso la Business Intelligence, che si pone l'obiettivo di monitorare, riportare e analizzare le operazioni dell'impresa, con lo scopo di renderle più efficaci.
Esistono tre tipi di BI: strategica, tattica e operativa. Inizialmente, la maggior parte delle applicazioni di BI venivano sviluppate a beneficio di analisti ed esperti, erano di natura tattica e miravano a suggerire decisioni a breve termine tipo campagne di marketing e verifica dei budget. Più recentemente, la BI si è estesa a supporto dei manager di linea di business (Lob) e dell'alta direzione, con obiettivi di lungo termine, come la riduzione dei costi e l'incremento del fatturato. Normalmente, questo comporta iniziative a breve termine, misurate con applicazioni tattiche di BI.
Le applicazioni strategiche e tattiche di BI forniscono misurazioni utili della performance dell'impresa, ma sono di scarso aiuto decisorio diretto, a causa di un mancato collegamento dei dati rilevati con quelli pianificati. Questo richiede un'integrazione delle applicazioni di BI con i processi di pianificazione delle attività, mediante l'uso di fogli elettronici, strumenti di pianificazione e applicazioni Erp. Tale collegamento produce la cosiddetta BI "attivabile", che può essere visualizzata e utilizzata dagli utenti mediante appositi indicatori di controllo, che consentono di eliminare il gap rilevato. La BI tattica o strategica considera primariamente la centralità dei dati che utilizza per monitorare e misurare le performance. L'eventuale necessità di confrontare i dati con specifici processi di attività viene risolta manualmente dagli utenti del sistema di BI. Fino a oggi, i venditori hanno posto una scarsa attenzione al collegamento della BI con i processi operativi dell'impresa. Tuttavia, questa visione sta cambiando in base al concetto che le analisi e i passi da intraprendere da parte di un utente esperto per prendere una decisione o effettuare un'azione, possano essere inseriti in un workflow e replicati in tempi successivi da altri. Sfortunatamente, molte di queste tecniche di workflow di BI guidata sono proprietarie e non seguono gli approcci standard utilizzati nelle transazioni e nelle elaborazioni collaborative. In termini di collegamento della BI ai processi operativi, la maggior parte degli sforzi effettuati riguarda metodologie di BI strategica. 
 
Che dire della BI operativa?
La BI operativa è utilizzata per gestire e ottimizzare le operazioni giornaliere dell'impresa e applica i concetti e le tecniche indicate precedentemente per la BI tattica. L'unica vera differenza tra le due è nella granularità dei dati utilizzati e nella frequenza delle analisi.
Un approccio alla BI operativa incentrato sui processi costituisce un terreno fertile per ottimizzare le operazioni giornaliere dell'impresa. Un'analogia applicabile è quella della linea di produzione, che utilizza una serie di sensori per rilevare i dati di avanzamento del prodotto in vari punti, monitorando le performance e rilevando eventuali malfunzioni. Allo steso modo, la BI operativa analizza le attività critiche all'interno dei workflow delle transazioni, visualizzandone i risultati su di un cruscotto di controllo in maniera continua o a intervalli regolari.
La BI operativa può essere integrata nei workflow delle transazioni, oppure invocata come un servizio in un ambiente Soa. Non esistono ragioni che impediscano l'uso di questo approccio in workflow collaborativi. È importante sottolineare che la BI operativa basata sui processi analizza i singoli eventi nel momento in cui si verificano, migliorando i tempi di reazione e riducendo la quantità di dati da memorizzare, mantenendone una sintesi in un datawarehouse. 
I venditori di infrastrutture si stanno muovendo verso un approccio alla BI operativa basato sui processi, così come nuovi venditori di BI come Altosoft e Celequest (acquistata da Cognos), mentre i venditori tradizionali di BI stanno iniziando a supportare ambienti Soa, ma mantengono ancora una visione incentrata sui dati.

Figura 1

In sintesi, possiamo affermare che transazioni e processi collaborativi, di business intelligence e di pianificazione risultano sempre più integrati (vedi Fig. 1). Tale integrazione può essere raggiunta mediante workflow e con un approccio basato sui processi dell'impresa, applicabile sia alle elaborazioni delle transazioni che a quelle collaborative e di BI. La sfida per i venditori di BI e per lo staff It delle imprese è di acquisire una visione incentrata sui processi, in modo da fornire strumenti e applicazioni in tale prospettiva. Da un punto di vista politico e organizzativo, gli approcci basati sui processi forzeranno le organizzazioni a smantellare le barriere esistenti tra gruppi operativi e specialisti It.

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