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Articolo del Mese - Marzo 2007

Il Project Manager è una Tata

Suzanne Robertson by Suzanne Robertson

La tata e il manager
In una famiglia, la cura dei figli può essere affidata a una tata. Quest'ultima, normalmente capace di cucinare, insegnare e seguire, diviene responsabile dello sviluppo fisico, emotivo, sociale, creativo e intellettuale dei bambini a lei affidati. La tata, con la sua attività giornaliera, si assicura che i bambini non si facciano male, respirino sufficiente aria fresca, mangino cibi appropriati e nutrienti e imparino a comportarsi e vivere sempre meglio nel mondo in cui vivono. Oltre a prendersi cura dei bambini, la tata deve anche comunicare con i genitori circa il loro sviluppo e gli eventuali problemi che possano insorgere. La tata si deve assicurare che i bambini che abbiano difficoltà nell'apprendere ricevano un aiuto aggiuntivo, così come quelli che dimostrino particolari talenti debbano essere incoraggiati a svilupparli. La tata guida i bambini nella lettura, nel gioco, nello sviluppo delle capacità personali e nel godere di quanto li circonda. La tata crea un ambiente nel quale i rischi possano essere affrontati in modo sicuro e dove si continui a imparare. Quando i manager posseggono queste qualità, comuni con una tata, mettono i dipendenti in grado di compiere correttamente il proprio lavoro e di sviluppare nel contempo le proprie capacità individuali.
Il manager migliore per il quale io abbia lavorato, Peter Ford, era come una tata, anche per quegli aspetti ovvii, come assicurarsi che tutti avessero gli strumenti necessari per compiere il proprio lavoro. Per esempio, avevamo un ufficio open space, che non è la soluzione migliore per concentrarsi sul lavoro, e lui fece in modo di ottenere il budget per installare dei pannelli fonoassorbenti, oltre ad assegnare al nostro team un paio di "stanze silenziose". Tutto questo e molte altre cose che fece a nostro beneficio, comportavano negoziazioni e azioni politiche interne che noi ignoravamo. Ci incoraggiava a leggere e a discutere nuove idee nello sviluppo dei sistemi, portava libri e riviste destinate alla biblioteca del gruppo e schedulava gli incontri con noi per discuterne insieme. Il venerdì, ci portava i biscotti con la cioccolata. Si accorgeva quando non stavamo bene o non eravamo felici e cercava di parlare con noi e di aiutarci. Ci proteggeva nei confronti del resto dell'organizzazione e se la direzione commerciale richiedeva qualche lavoro, dovevano prima di tutto rivolgersi a lui. Non consentiva nessuna critica diretta nei nostri confronti, se avevano delle rimostranze dovevano esprimerle a Peter. Ma, se era scontento di noi, ce lo faceva sapere sempre. L'unico momento in cui la porta del suo ufficio era chiusa era quando uno di noi doveva trattare qualche questione privata e chiedere il suo aiuto, oppure quando doveva riprenderci per qualche motivo. In breve, Peter era la nostra tata.
Esistono numerosi indicatori di queste modalità di comportamento molto positive. Il manager è disponibile a parlare con il proprio team, la porta del suo ufficio è sempre aperta, non dovete prendere appuntamenti per incontrarlo. Un altro indicatore è che i membri del gruppo impieghino molto poco tempo per le esigenze amministrative. Invece di persone ingobbite sugli schermi dei computer, vedrete disegni e grafici su fogli appesi ai muri e persone davanti alle lavagne che discutono e risolvono problemi in maniera collaborativa. L'ambiente di lavoro presenta un'atmosfera di fiducia reciproca e le persone non hanno timore di esprimere il loro pensiero. In aggiunta, in un ambiente di questo tipo, la formazione e il training sono visti come una necessità e non come un lusso, e il tempo delle discussioni delle nuove idee si estende anche in altri momenti della giornata (per esempio durante le chiacchere della pausa caffè della mattina oppure durante la riunione di verifica settimanale del venerdì pomeriggio).
 
Trasparenza e sostegno
In qualsiasi gruppo di persone esistono sempre chiacchere e pettegolezzi, accompagnati da altre attività che fanno perdere tempo. Tuttavia, in ambienti con la conduzione del tipo tata queste perdite di tempo sono minimizzate, perché il manager comunica costantemente al gruppo la situazione reale dell'azienda e di come stiano lavorando e così le persone non debbono fare riferimento ai pettegolezzi per sapere che cosa stia accadendo all' nterno dell' organizzazione.
Questa situazione si verificherà solamente se il manager vede la propria funzione come elemento di sostegno del lavoro del gruppo. La soddisfazione del lavoro di una tata deriva dalla verifica della crescita delle capacità dei bambini a lei affidati, sia dal punto di vista pratico che da quello sociale. Un manager "tata" ottiene la medesima soddisfazione nell'osservare lo sviluppo individuale dei membri del team. Questi ultimi, a loro volta, si aspettano di avere a che fare con manager competenti in questa funzione. Non desiderano scontrarsi con la struttura dell'organizzazione per riuscire a compiere il proprio lavoro. Pretendono che il manager sia capace di navigare tra gli scogli della gerarchia e della burocrazia aziendale, per far ottenere loro tutto quello di cui hanno bisogno per operare correttamente.
Potete vedere l'opposto quando un manager focalizza la sua attenzione sulle incombenze amministrative e sulle procedure. In questo caso, la realizzazione e l'aggiornamento di grafici tipo Pert o diagrammi di Gantt risultano attività più importanti del colloquiare con i membri del gruppo. Oppure, potete vedere un altro tipo di comportamento altrettanto negativo quando il manager si impegna troppo a seguire il lavoro corrente, senza preoccuparsi delle vere necessità del team.
A questo punto, riflettete su come la vostra organizzazione consideri il ruolo dei manager. Li incoraggia a operare come sostenitori e facilitatori delle attività dei gruppi loro affidati? In questa funzione, i manager ricevono una qualche forma di riconoscimento tangibile? L'organizzazione li assume in veste di "tata"o, piuttosto, come semplici amministratori del personale? 

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