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Articolo del Mese - Settembre 2002

La Sociologia del Progetto: Identificare e Coinvolgere tutti i Partecipanti

Suzanne Robertson by Suzanne Robertson

La sociologia del progettoIl fattore principale di successo di un progetto consiste nell'avere a disposizione le persone giuste, coinvolte nell'attività giusta e al momento giusto.Siamo convinti, quindi , della la necessità di identificare i compartecipanti al progetto e di trovare il modo di coinvolgerli in maniera appropriata, durante tutto il corso della sua vita.I compartecipanti sono tutte quelle persone che hanno un interesse di qualche tipo nel progetto, sia perché rivestono un ruolo attivo nella sua realizzazione o nel suo uso, oppure perché le loro conoscenze sono necessarie per renderlo operante nel mondo cui è destinato.Il primo passo per identificare tutti i requisiti dei compartecipanti è comprendere chi sono queste persone, quale ruolo giocano o dovrebbero giocare, quanto debbano essere coinvolte e, infine, quanto siano interessate al progetto.In breve, dobbiamo approfondire la sociologia del progetto.Tradizionalmente, le convinzioni circa i compartecipanti riguardavano essenzialmente gli sviluppatori e gli utenti del prodotto.Molti tra coloro che hanno partecipato ai nostri workshop e progetti hanno suggerito che, invece di limitarsi a considerare queste due categorie, dobbiamo allargare la nostra visione a tutte le persone le cui conoscenze contribuiscano al successo dei progetti.La Figura 1 sviluppa quest'idea, identificando numerosi tipi diversi di compartecipanti, la cui presenza è potenzialmente necessaria per il successo di un progetto.Quelli indicati nel cerchio interno (Produttori) sono le persone assegnate a lavorare al progetto, ovvero a realizzare prodotti o mix di prodotti che soddisfino i requisiti prestabiliti, a differenza di quelli nel circolo esterno che non sono assegnati a pieno tempo al progetto.Questi ultimi posseggono una serie di conoscenze a supporto dei produttori ma, tuttavia, non considerano necessariamente il successo del progetto come il loro principale interesse.Ciascuno di questi diversi tipi di partecipanti può fornire ai realizzatori il supporto consentito dalla sua particolare specializzazione.Tuttavia, per stimolare questa azione, i realizzatori debbono attivare un meccanismo di interazione appropriato per ogni singolo compartecipante.Questo significa comprendere gli individui e rendersi conto di quali conoscenze possano apportare a beneficio del progetto, quando è il momento di coinvolgerli, come si relazionano gli uni con gli altri e in che modo il loro coinvolgimento potrà influenzare il successo del progetto stesso.Questo articolo tratta del modo di condurre un'analisi sociologica, considerando e approfondendo il modo di comunicare tra e con i diversi tipi di compartecipanti.Figura 1Tipi di compartecipanti diversi forniscono contributi differenti al progetto. I realizzatoriI realizzatori sono le persone che decidono i minimi dettagli di che cosa dovrà rappresentare il prodotto.Lavorano, quindi, insieme, per realizzarlo in modo da soddisfare i requisiti previsti dai vincoli costruttivi, oltre a farlo risultare tecnicamente e organizzativamente corretto.In breve, i realizzatori sono coinvolti attivamente nel costruire un prodotto che abbia un posizionamento preciso nell'ambiente cui è destinato.Spesso, queste persone sono indicate, nell'insieme, come il team del progetto.Tipicamente, si tratta di figure definite come capo progetto, sviluppatore, analista d'impresa, manager d'impresa, specialista di marketing, specialista in ricerca e sviluppo, progettista, specialista nei test, programmatore.Alcuni tra tali questi avranno conoscenze specifiche sul soggetto, sull'impresa, sul campo di applicazione o sulla materia. Chi, tra loro, abbia partecipato in precedenza a progetti simili possederà un mix di tali conoscenze.La natura del prodotto che si intende costruire servirà da guida per indicare chi dovrebbe far parte del team dei realizzatori.Qualsiasi prodotto è costituito da una combinazione di hardware, software e procedure, operanti con particolari dispositivi e nell'ambito di ambienti determinati, il tutto installato in una o più locazioni geografiche e utilizzato o reso disponibile per una varietà di utenti diversi.In altri termini, realizziamo prodotti che risultano sempre più eterogenei. In termini pratici, potrebbe trattarsi del software per un sistema di paghe e stipendi, di una nuova interfaccia web per una libreria di applicazioni, di un sistema di aspirazione delle polveri con componenti meccanici, elettronici e software, di un sistema di localizzazione geografica per gli automezzi, di un sistema di guida per satelliti, di un personal organizer con un'interfaccia per la posta elettronica, di un sistema di controllo della temperatura e dell'illuminazione per un edificio e così via, all'infinito.Il fattore comune è che ogni prodotto che intendiamo realizzare richiede il coinvolgimento di un numero sempre maggiore di persone, dotate di competenze specialistiche in campi completamente diversi.Quindi, ogni materia o specializzazione identificata indica la necessità di coinvolgere un partecipante che sappia trattarla. Uno degli errori più frequenti consiste nel costituire team di progetto limitati a individui che giocano un ruolo tecnico nella realizzazione del prodotto.Nel caso di prodotti importanti e complessi, anche gli esperti di livello cognitivo superiore dell'ambiente dell'impresa dovrebbero far parte del gruppo dei realizzatori.Senza la partecipazione di tali figure, il prodotto rappresenterà, forse, una buona soluzione tecnica, ma non sarà in grado di soddisfare tutte le esigenze reali.Ognuno dei realizzatori (sia esperti d'impresa che tecnici) dovrebbe sentirsi impegnato a dedicare al progetto uno sforzo ben determinato e garantito, così come, idealmente, il loro coinvolgimento (o parte di esso) dovrebbe essere sempre finanziato dal budget del progetto.I realizzatori dovrebbero formare un team ben definito [De Marco & Lister 2000] di persone che collaborino tra loro [Highsmith '99] per costruire un prodotto condiviso. Dovrebbero operare a stretto contatto gli uni con gli altri e, idealmente, essere raggruppati nel medesimo ambiente di lavoro.I consumatoriI consumatori sono coloro che prendono la decisione di comprare il prodotto, oppure di usarlo per compiere un'attività di loro interesse.Quello di compratore è un ruolo importante dei consumatori, che deve essere identificato e compreso per ogni progetto. Le persone definibili come compratori sono quelle che decidono se adottare o meno il prodotto.Ad esempio, possono essere coloro che decidono se acquistare un nuovo software, oppure un nuovo sistema hi-fi. In un'organizzazione, sono quelli che decidono di impegnare una parte del budget del loro dipartimento per dotarsi di un nuovo software di comunicazioni o se fornire ai componenti della staff un nuovo personal organizer.L'aspetto monetario non è sempre indicativo. Infatti, un compratore del prodotto può essere anche qualcuno che influenzi la decisione di uso da parte degli utenti potenziali.Ad esempio, supponiamo che stiate realizzando un prodotto che aiuti i bambini all'apprendimento della matematica, sapendo che gli insegnanti non saranno coloro che decideranno se acquistare o meno il prodotto (la decisione positiva è stata già adottata dagli organi direttivi delle scuole interessate).In questo caso, gli insegnanti sono compratori nel senso che potranno decidere se includere il prodotto tra gli strumenti didattici utilizzati dagli allievi nelle loro rispettive classi. Se gli insegnanti saranno "acquirenti convinti", allora il prodotto riscuoterà un sicuro successo nel mercato cui è destinato.Quindi, una parte cognitiva importante della vostra sociologia del progetto riguarda l'identificazione delle persone che determinano il successo dell'acquisto o dell'introduzione del prodotto nell'ambiente cui è destinato.Questo significa che bisogna scoprire i fattori qualificanti ritenuti più importanti dai compratori. La comprensione dei compratori ci aiuta a scoprire specifiche importanti e a stabilire le corrette priorità per le nostre scelte realizzative ed evolutive.Un altro ruolo importante dei consumatori riguarda le persone che saranno a diretto contatto con il vostro prodotto, oltre a coloro che già lo utilizzano per ottenere un risultato specifico. Questi individui sono indicati normalmente come utenti del prodotto.Si tratta di chi utilizza un bancomat, di un controllore del traffico aereo davanti allo schermo radar, di un'infermiera che controlla sul monitor lo stato di un paziente collegato a una particolare apparecchiatura ospedaliera, di un impiegato di banca che sta utilizzando un'interfaccia on-line per compiere una transazione elettronica di trasferimento di fondi, di una persona che sta digitando il codice di riconoscimento sulla tastiera del sistema di allarme della casa in cui abita per attivarlo o disattivarlo, di un progettista di software che usa uno strumento di valutazione e memorizzazione di un nuovo progetto e così via.Tutti questi individui sono utenti di particolari prodotti. Le persone che assumono il ruolo di utenti, raramente hanno una visione allargata del prodotto.Per contro, tutti sono in grado di esprimere le specifiche che il prodotto dovrebbe avere per corrispondere alle loro rispettive necessità. Alcuni utenti sapranno indicarle, mentre altri non ne avranno un'idea precisa.Per poter scoprire le necessità degli utenti dovremo, quindi, acquisire una determinata conoscenza dei fattori che le influenzano.Un possibile elenco dei fattori di cui stiamo parlando potrebbe esser il seguente:Esperienza nella materia specificaEsperienza nella tecnologiaCapacità intellettiveConsapevolezza dello scopo del progettoAttitudine al lavoro da compiereAttitudine alla tecnologiaFormazioneCapacità linguisticheEtà - le persone con anzianità più elevate hanno vissuto esperienze diverse rispetto ai più giovani, per cui potrebbero avere una minore rapidità di adattamento a concetti completamente nuoviSesso - uomini e donne possono avere percezioni differentiPersone disabili/non vedenti/sordi/analfabetiPersone che non parlano la lingua comuneUtenti esperti, oppure alla prima esperienzaPersone con pacchi ingombranti o che portano o un bambinoPersone che possono risultare in collera, frustrate, o che hanno frettaLa conoscenza degli utenti ci aiuta a realizzare un prodotto che si adatterà perfettamente alla loro realtà specifica.Gli sponsorGli sponsor del progetto sono le persone che assumono l'impegno globale di portare a compimento il progetto.Il ruolo di sponsor dovrebbe essere mantenuto da chi abbia un'influenza adeguata sulle decisioni manageriali che riguardano l'organizzazione.Lo sponsor deve impegnarsi ad intervenire a sostegno del progetto in ogni problema o decisione che sia al di fuori del potere di controllo del capo progetto.Supponiamo che il progetto abbia problemi perché alcuni partecipanti chiave non siano in grado di dedicarvi un tempo sufficiente. La quantificazione del problema è compito del capo progetto, mentre è poi responsabilità dello sponsor decidere la linea di azione da intraprendere.Avevamo un progetto nel quale i realizzatori erano sparpagliati all'interno dell'organizzazione, a causa della mancanza di spazio adeguato negli uffici.Il capo progetto andò dallo sponsor e gli spiegò quale impatto negativo provocasse la difficoltà di contatto diretto tra i membri del team, richiedendo di isolare il gruppo in uno spazio delimitato da pareti mobili.Lo sponsor comprese il problema e fu d'accordo sull'effettivo pericolo di non rispettare i tempi pianificati. A questo punto, si attivò coinvolgendo gli altri manager e trovò un prefabbricato poco utilizzato nell'area interna dell'organizzazione, combattendo le battaglie necessarie per allocarvi i realizzatori del progetto.La soluzione non forniva il massimo del comfort, ma consentì di risolvere il problema. I membri del gruppo potevano lavorare insieme, parlare gli uni con gli altri e quindi completare il lavoro nei tempi previsti. Questo non sarebbe avvenuto senza il potere politico dello sponsor.L'altra faccia della medaglia è che le decisioni dello sponsor spesso non sono gradite dagli altri partecipanti. Lo sponsor deve tener conto dei vincoli e delle necessità dell'intera organizzazione, mentre il team del progetto considera le situazioni dal punto di vista limitato e particolare del progetto cui partecipa.Quindi, lo sponsor deve essere un decision-maker efficace, oltre che un buon leader - qualcuno che abbia sufficiente carisma per far condividere dagli altri le proprie decisioni.Un problema, in molti progetti, è che, con il trascorrere del tempo, lo sponsor perda di visibilità. A questo punto, diviene difficile una comunicazione efficace.Per ovviare al questo, nella fase iniziale del progetto bisogna concordare quali aree o componenti possano essere seguite e verificate dallo sponsor.Gli obiettivi del progetto costituiscono un punto di partenza molto efficace. Supponiamo che lo sponsor possa verificare senza condizionamenti che gli obiettivi del progetto siano conformi alle aspettative dell'organizzazione.In questo caso, i realizzatori possono concordare che useranno tali obiettivi per essere aiutati nell'operare le scelte necessarie e per mantenere la schedulazione delle attività.Un'eventuale situazione nella quale non riescano ad arrivare a una decisione in linea con gli obiettivi del progetto, costituirà l'indicazione della necessità di chiedere aiuto allo sponsor.Lo sponsor ideale è la persona che faccia prosperare il progetto all'interno dell'organizzazione, assicurandone la rilevanza e il completamento anche nel caso di eventuali cambiamenti strutturali al suo interno.I consulenti della conoscenzaI consulenti della conoscenza sono persone o organizzazioni che non intervengono come realizzatori, ma le cui conoscenze sono necessarie o utili per scoprire e definire i requisiti del progetto.Abbiamo lavorato su di un progetto per le Ferrovie Polacche, nel quale erano presenti come consulenti British Rail e la francese SCNF.Entrambe queste organizzazioni avevano esperienza su progetti analoghi e concordarono, quindi, di contribuire con le loro rispettive conoscenze al progetto della Polonia.Spesso riscontrerete che gli esperti di una materia o di un dominio giocheranno il ruolo di consulenti della conoscenza. Naturalmente, potrebbe trattarsi di organizzazioni esterne, come nel caso citato delle ferrovie.Se la vostra organizzazione ha attivato una serie di progetti che toccano una particolare materia, i consulenti in tale ambito probabilmente saranno membri interni, appartenenti all'organizzazione stessa.Se per altri progetti sono stati costruiti modelli di dati o di classi dell'impresa, potrete utilizzarli come fonte aggiuntive di conoscenze specifiche.I consulenti tecniciGeneralmente, la realizzazione di un progetto richiede l'impiego di competenze tecniche complementari o aggiuntive rispetto a quelle possedute dai realizzatori.Esempi di figure in grado di apportare tali competenze sono l'architetto di sistemi, lo specialista di reti, l'esperto in strumenti di programmazione, l'esperto nel software di sistema, l'esperto nella gestione delle configurazioni, l'esperto di hardware, l'esperto delle interfacce utente e così via.In altri termini, si tratta di tutti quegli specialisti tecnici le cui capacità e competenze siano necessarie per supportare i realizzatori, ciascuno per la sua parte, in determinate fasi della vita del progetto.Più risulterà chiara e dettagliata la definizione dei requisiti e dei vincoli del progetto è più saremo in grado di identificare i consulenti tecnici dei quali avremo bisogno.Una volta identificata la necessità di una particolare esperienza tecnica aggiuntiva, il capo progetto determinerà le modalità e i tempi di impiego del relativo consulente.Altre persone influentiChi, escludendo i consumatori, può essere in grado di influenzare il successo o l'insuccesso di un progetto? Per aiutarci a scoprirne tutti i requisiti, è necessario rispondere a questa domanda fondamentale, fin dalla fase iniziale del progetto.Ad esempio, esistono persone o organizzazioni che impongono regole alle quali dobbiamo conformarci?Considerate gli esempi seguenti:Altre organizzazioni nell'ambito del nostro dominio, che abbiano aspettative circa il nostro prodottoAuditor - il vostro prodotto dovrà superare controlli e verifiche da parte di auditor interni o esterni?Uffici legali/Autorità di polizia - cosa dire degli aspetti legali?Organismi professionali - esistono organismi professionali il cui intervento possa influenzare l'accettazione del prodotto?Opinione pubblica/Gruppi di interesse - quali gruppi di opinione, tra quelli attivi, possono potenzialmente influenzare l'accettazione del prodotto?Pubblica Amministrazione - come può condizionare il vostro prodotto?Interessi culturali - esistono particolari influenze culturali sull'uso del vostro prodotto?Sistemi contigui - persone e organizzazioni contigue al vostro dominioOperatività/Manutenzione - persone o organizzazioni che si aspettano caratteristiche operative particolari dal vostro prodotto.Servizi di sicurezza/prevenzione/emergenza - il vostro prodotto deve rispettare standard specifici in queste aree?Ispettori - esistono organizzazioni che avranno la potestà di approvare il vostro prodotto?Concorrenza - ovvero capacità dei prodotti in concorrenza con il vostro di influenzare il successo del nuovo prodotto.I prodotti competitivi posseggono caratteristiche che gli acquirenti si aspettano dal vostro prodotto?Il modo migliore per scoprire tali influenze in anticipo è di applicare la tecnica del brainstorming, producendo una lista di tutte le diverse persone e organizzazioni che riteniate possano influenzare il vostro progetto.Normalmente, la lista risulta molto lunga perché apre una sorta di vaso di Pandora - sembrerà che tutto il mondo possa condizionare il vostro progetto.Tuttavia, non sarà necessario approfondire il discorso per tutti i nomi della lista. L'obiettivo, infatti, è di identificare i soggetti che possano condizionare il progetto in maniera significativa, ovvero quelli che dovreste considerare come compartecipanti, sempre tenendo a mente gli obiettivi del progetto stesso.Analisi della sociologia del progettoAbbiamo riscontrato l'utilità di praticare un'analisi della sociologia del progetto, nel corso della sua fase iniziale.Quindi, operiamo un brainstorming per identificare tutti i possibili ruoli dei compartecipanti, che riteniamo siano rilevanti per il nostro progetto, identificando anche chi pensiamo possa impersonarli.Normalmente, in questa fase ci poniamo una serie di domande circa il contesto di lavoro (che cosa dobbiamo investigare) e sulle caratteristiche del prodotto che intendiamo realizzare (quali limiti intendiamo dare alla sua funzionalità).Sono tutte domande alle quali, altrimenti, dovremo rispondere nelle fasi successive dello sviluppo del prodotto.Per aiutarci nella raccolta di queste informazioni, abbiamo ideato uno schema di analisi dei partecipanti che potete scaricare dal nostro sito, personalizzandolo secondo i vostri bisogni [http://systemsguild.com]Un'altra ragione per condurre un'analisi sociologica è la necessità di negoziare il coinvolgimento dei partecipanti fondamentali.Infatti, se saremo in grado di spiegare a un partecipante perché riteniamo che la sua esperienza e professionalità sia necessaria per il successo del nostro progetto, avremo una probabilità molto maggiore che le persone si sentano stimolate ad accettare.Sarà ancora meglio se, con una conoscenza più approfondita del progetto, saremo in grado di discutere il tipo di coinvolgimento, a partire da quando e per quanto tempo.Normalmente, le persone non apprezzano di essere coinvolte in riunioni chilometriche quando, in realtà, il loro coinvolgimento è più o meno parziale.Se sarete in grado di gestire il progetto focalizzando la vostra attenzione sul coinvolgimento delle figure maggiormente rilevanti, avrete molte più probabilità di mantenerne l'impegno attivo.Tutto questo fa parte della buona gestione delle relazioni con i partecipanti.

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